Как правильно организовать пространство в конференц-зале?

Конференц-зал – оборудованное помещение, в котором проводят корпоративные встречи и мероприятия. Его проектировка – сложный и многоэтапный процесс. Существует несколько вариантов, как правильно организовать пространство конференц-зала, чтобы участникам было комфортно слушать и говорить. При обустройстве и меблировке помещения важно учитывать его назначение и вместимость.

Типы рассадки участников

Правильная организация пространства конференц-зала подразумевает такую рассадку, чтобы людям было удобно беседовать и воспринимать информацию в зависимости от формата мероприятия. Вариантов размещения участников множество, но все они распределены по 5 категориям:

• Рассадка по школьному принципу, когда одного или нескольких ораторов слушают пару десятков людей. Оптимальный вариант для лекции, брифинга, тренинга.
• Театральная рассадка. Подразумевает отсутствие столов, диванов, иной мебели, кроме выстроенных в ряд кресел для слушателей и трибуны для оратора. Такая организация экономит пространство, обеспечивает хороший обзор, оптимальна при большом количестве участников.
• Переговорная комната с длинным столом. Обязательна в офисах солидных компаний. Она обеспечивает удобство решения рабочих вопросов, демонстрации наглядного материала.
• Круглый или квадратный стол. Такая рассадка применяется, когда запланирована дискуссия равных по статусу участников. Она позволяет хорошо видеть каждого оппонента.
• Т-образный стол. Функционально схож с переговорным, только предназначен больше для обращения начальства к коллективу. Обычно за таким столом проводят совещания.

Возможны смешанные варианты рассадки, если того требует назначение конференц-зала.

Выбор мебели в зависимости от назначения конференц-зала

Существуют 4 типа организации пространства и меблировки конференц-зала:

• Место для деловых встреч, собраний, обсуждения вопросов. Меблировка зависит от атмосферы общения. Невысокие, мягкие кресла для конференц-зала подходят для расслабленных, непринужденных встреч. Крупный вместительный стул в центре Т-образного стола придает собранию иерархичность. А круглый стол с одинаковыми сиденьями, наоборот, стимулирует к совместной деятельности, спорам, обсуждениям. Если пространство конференц-зала позволяет, можно с помощью перегородки выделить комнату для встреч в узком кругу, решения закрытых вопросов.
• Место для непродолжительного использования. Это открытое пространство, где подводят итоги встреч, дискутируют, совещаются, общаются с прессой, готовятся к выступлениям. Здесь рекомендуется поставить высокие столы, упругие диваны, табуретки.
• Форум – место для презентаций и дискуссий. Важна такая пространственная организация мебели, чтобы каждый участник хорошо обозревал аудиторию и монитор мультимедиа, четко видел контент, слышал оратора.
• Площадка для собраний. Здесь сотрудники компании встречаются, взаимодействуют в решении вопросов, распространяют рабочую информацию, просто приятно общаются, поддерживают корпоративный дух. Поэтому пространство должно быть атмосферным, притягательным, комфортным. Рекомендуются маленькие столики, комфортные стулья, мини-диванчики.

Техническая организация конференц-зала

Необходимо оснащение конференц-зала системами:

• Визуального представления информации.
• Звукопередачи.
• Управления оборудованием.

Если перечисленных систем нет, то это просто комната для переговоров. Для современного конференц-зала желательно наличие микрофонов, кликеров, досок для чертежей.

Если запланирован показ презентаций, то необходимы проектор, экран и приглушающие свет шторы. Если оратор выступает без визуального контента, то в помещении должно быть интенсивное естественное освещение.

Микрофоны для выступления перед аудиторией и громкоговорители для четкой слышимости других участников обязательны для современного конференц-зала, если число присутствующих превышает 10 человек. Даже если пространство небольшое с круглым столом, желательно наличие аудиосистемы, в противном случае оратору придется напрягать голосовые связки, а слушателям – слух.

Мониторы должны быть закреплены так, чтобы зрители не выкручивали шеи, пытаясь увидеть контент. Если помещение большое, то одного дисплея недостаточно. Придется либо установить дублирующие экраны, либо оборудовать широкоформатную видеостену.