Правила организации конференц-залов

Конференц-зал – оборудованное помещение, в котором проводят корпоративные встречи и мероприятия. Его проектировка – сложный и многоэтапный процесс. Существует несколько вариантов, как правильно организовать пространство конференц-зала, чтобы участникам было комфортно слушать и говорить. При обустройстве и меблировке помещения важно учитывать его назначение и вместимость.

Типы рассадки участников

Правильная организация пространства конференц-зала подразумевает такую рассадку, чтобы людям было удобно беседовать и воспринимать информацию в зависимости от формата мероприятия. Вариантов размещения участников множество, но все они распределены по 5 категориям:

Рассадка по школьному принципу, когда одного или нескольких ораторов слушают пару десятков людей. Оптимальный вариант для лекции, брифинга, тренинга.
Театральная рассадка. Подразумевает отсутствие столов, диванов, иной мебели, кроме выстроенных в ряд кресел для слушателей и трибуны для оратора. Такая организация экономит пространство, обеспечивает хороший обзор, оптимальна при большом количестве участников.
Переговорная комната с длинным столом. Обязательна в офисах солидных компаний. Она обеспечивает удобство решения рабочих вопросов, демонстрации наглядного материала.
Круглый или квадратный стол. Такая рассадка применяется, когда запланирована дискуссия равных по статусу участников. Она позволяет хорошо видеть каждого оппонента.
Т-образный стол. Функционально схож с переговорным, только предназначен больше для обращения начальства к коллективу. Обычно за таким столом проводят совещания.

Возможны смешанные варианты рассадки, если того требует назначение конференц-зала.

Выбор мебели в зависимости от назначения конференц-зала

Существуют 4 типа организации пространства и меблировки конференц-зала:

Место для деловых встреч, собраний, обсуждения вопросов. Меблировка зависит от атмосферы общения. Невысокие, мягкие кресла для конференц-зала подходят для расслабленных, непринужденных встреч. Крупный вместительный стул в центре Т-образного стола придает собранию иерархичность. А круглый стол с одинаковыми сиденьями, наоборот, стимулирует к совместной деятельности, спорам, обсуждениям. Если пространство конференц-зала позволяет, можно с помощью перегородки выделить комнату для встреч в узком кругу, решения закрытых вопросов.
Место для непродолжительного использования. Это открытое пространство, где подводят итоги встреч, дискутируют, совещаются, общаются с прессой, готовятся к выступлениям. Здесь рекомендуется поставить высокие столы, упругие диваны, табуретки.
Форум – место для презентаций и дискуссий. Важна такая пространственная организация мебели, чтобы каждый участник хорошо обозревал аудиторию и монитор мультимедиа, четко видел контент, слышал оратора.
Площадка для собраний. Здесь сотрудники компании встречаются, взаимодействуют в решении вопросов, распространяют рабочую информацию, просто приятно общаются, поддерживают корпоративный дух. Поэтому пространство должно быть атмосферным, притягательным, комфортным. Рекомендуются маленькие столики, комфортные стулья, мини-диванчики.

Техническая организация конференц-зала

Необходимо оснащение конференц-зала системами:

Визуального представления информации.
Звукопередачи.
Управления оборудованием.

Если перечисленных систем нет, то это просто комната для переговоров. Для современного конференц-зала желательно наличие микрофонов, кликеров, досок для чертежей.

Если запланирован показ презентаций, то необходимы проектор, экран и приглушающие свет шторы. Если оратор выступает без визуального контента, то в помещении должно быть интенсивное естественное освещение.

Микрофоны для выступления перед аудиторией и громкоговорители для четкой слышимости других участников обязательны для современного конференц-зала, если число присутствующих превышает 10 человек. Даже если пространство небольшое с круглым столом, желательно наличие аудиосистемы, в противном случае оратору придется напрягать голосовые связки, а слушателям – слух.

Мониторы должны быть закреплены так, чтобы зрители не выкручивали шеи, пытаясь увидеть контент. Если помещение большое, то одного дисплея недостаточно. Придется либо установить дублирующие экраны, либо оборудовать широкоформатную видеостену.